一、会议室是专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。本管理规定所指的会议室包括：旗山校区第一、二、三、四、五会议室、党员活动室、工会活动室；光禄坊校区第一、二、三、四会议室。

二、会议室由办公室统一管理，负责使用登记与调度等相关事宜；现代教育技术中心负责会议室多媒体设备的使用、维护以及会议期间的摄影、摄像等相关工作；总务处负责会议室开关门和卫生清理工作。

三、会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需提前登陆学校内网会议室管理系统中填写相应的申请表（登陆方式为：学院网站首页——内部0A管理系统——会议室管理系统），办公室在每周五上午统一审核下一周会议室使用申请。因临时性会议申请使用会议室的，在网络申请后还需电话告知办公室。原则上未有校领导参加的会议不安排在旗山校区第一会议室。

四、使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源。

五、本暂行办法自2014年1月1日起实行。